In deze privacyverklaring wordt informatie gegeven over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening, werkzaamheden en marketing (hierna ook: activiteiten). Deze privacyverklaring is van toepassing op Smarticate. Bij al onze activiteiten houden wij ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving omtrent persoonsgegevens.
In het kader van onze activiteiten verwerken wij persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden opgevraagd in de volgende gevallen:
Onder de toepasselijke regelgeving omtrent de bescherming van persoonsgegevens mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt als hiervoor een wettelijke grondslag bestaat. In de aanvraagformulieren waarmee een beroep wordt gedaan op onze activiteiten wordt op duidelijke wijze aangegeven welke persoonsgegevens verplicht moeten worden verstrekt. Deze persoonsgegevens stellen wij verplicht omdat deze gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten. De besluiten omtrent de uitvoering van onze activiteiten zijn niet geautomatiseerd. Hiermee wordt voldaan aan het vereiste van een menselijke blik bij besluitvorming.
Wanneer de verplichte velden niet ingevuld worden, kunnen de diensten niet worden verleend of de werkzaamheden niet worden uitgevoerd. De andere persoonsgegevens kunnen facultatief worden ingevuld. Door middel van deze vrijwillige invulling van de niet-verplichte velden wordt toestemming gegeven om deze persoonsgegevens ook te verwerken. De toestemming is een andere wettelijke rechtvaardiging op grond waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Deze toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens kunt u ieder moment weer intrekken. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Overige gegevens verkrijgen wij slechts via openbare bronnen.
Ter uitvoering van onze werkzaamheden maken wij gebruik van een aantal externe verwerkers van persoonsgegevens. Dit zijn beheerders van systemen waarin ten behoeve van administratieve doeleinden persoonsgegevens worden opgeslagen. Andere systeembeheerders kunnen bijvoorbeeld websitebeheerders zijn. Met alle externe verwerkers van persoonsgegevens heeft Smarticate een verwerkingsovereenkomst gesloten waardoor aan wettelijke verplichtingen wordt voldaan die gelden op grond van de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Smarticate deelt geen persoonsgegevens met andere derden dan verwerkers met wie een verwerkingsovereenkomst is gesloten. Ook worden geen persoonsgegevens gedeeld met personen of organisaties buiten de EU.
Wij gaan zorgvuldig met persoonsgegevens om. Voor het beveiligen van persoonsgegevens gebruiken wij verschillende veiligheidsmaatregelen. Dit betreft zowel fysieke veiligheidsmaatregelen als technische veiligheidsmaatregelen. Alleen de medewerkers van Smarticate die ter uitvoering van hun functie (bepaalde) persoonsgegevens in moeten zien, hebben toegang tot betreffende persoonsgegevens.
Op grond van de geldende wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens geldt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, zoals de uitvoering van dienstverlening en werkzaamheden. Van dit beginsel kan worden afgeweken wanneer een wettelijke bewaartermijn bestaat voor bepaalde persoonsgegevens. Financiële administratie moet bijvoorbeeld zeven jaar worden bewaard op grond van een wettelijke bewaartermijn. Persoonsgegevens waarvoor geen afwijkende (wettelijke) bewaartermijn geldt, bewaart Smarticate niet langer dan noodzakelijk wordt geacht.
Wij gebruiken alleen technische cookies, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op de privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone. De meeste websites maken gebruik van cookies. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak.
Indien u niet wenst dat cookies op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst, bieden de meeste browsers de mogelijkheid het gebruik van cookies uit te sluiten. Ook kunt u alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Op grond van de wetgeving met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens heeft u een aantal rechten. U kunt, wanneer u aan de voorwaarden voldoet, van deze rechten gebruik maken. Hiervoor kunt u contact opnemen met Smarticate via de bovenstaande gegevens.
Het recht op inzage
Dit recht houdt in dat u kunt vragen welke gegevens wij van u verwerken en kunt u deze gegevens ook inzien.
Het recht op rectificatie
Het recht op rectificatie geeft u het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen en te laten aanvullen. Op grond van dit recht kunt u ook vragen welke derden wij hebben geïnformeerd voor het wijzigen van persoonsgegevens.
Het recht op beperking van de verwerking
U kunt een verzoek indienen tot het beperken van de verwerking van persoonsgegevens door Smarticate. Hiervoor dient u te voldoen aan één van de criteria die hiervoor gelden. Dit betreft situaties waarin de gegevens mogelijk onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, de gegevens niet meer nodig zijn of u bezwaar maakt. Ook in deze gevallen kunt u hiervoor een verzoek indienen via onze contactgegevens.
Het recht van bezwaar
Dit recht houdt in dat u bezwaar kunt maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. U kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing. Wanneer u hiertoe een verzoek indient, zal het gebruik van de persoonsgegevens voor direct marketing worden beëindigd.
Het recht om vergeten te worden
Dit recht geeft u de mogelijkheid ‘vergeten’ te worden. Door dit recht te gebruiken, kunt u in een aantal situaties Smarticate verzoeken uw persoonsgegevens te wissen. Dit recht geldt niet altijd. Alleen wanneer sprake is van één van de onderstaande situaties, kunt u verzoeken dat uw persoonsgegevens worden gewist:
Uit de wet volgt een aantal gevallen wanneer de persoonsgegevens niet gewist mogen worden. Dit geldt onder andere wanneer wij persoonsgegevens verwerken omdat een wettelijke bewaartermijn hiertoe verplicht.
Het recht op dataportabiliteit houdt het recht in op overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Door dit recht heeft u de mogelijkheid de gegevens te ontvangen die Smarticate van u heeft. U kunt ook verzoeken dat Smarticate uw persoonsgegevens direct doorgeeft aan een andere organisatie. Het recht op dataportabiliteit betreft alleen de digitale dossiers, dus papieren dossiers vallen niet onder dit recht. Om dit recht uit te kunnen oefenen, moet u eerst toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens hebben verstrekt of moeten de gegevens zijn verwerkt omdat dit noodzakelijk was voor de uitvoering van onze activiteiten.
Indien in een overeenkomst of algemene voorwaarde met betrekking tot de dienstverlening en werkzaamheden door Smarticate wordt afgeweken van het voorgaande, prevaleren de bepalingen uit die overeenkomst of algemene voorwaarden.
Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Smarticate kunt u contact met ons opnemen via de bovenstaande gegevens. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens, te bereiken via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.